دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند هنگام انجام هرگونه معامله نسبت املاک جاری قبلاً جریان ثبتی آنها را از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام نمایند هم چنین پاره ای از دستگاههای اجرائی ذیربط و یا مراجع قضائی صالحه نیز در مواقع ضروری و لازم مجاز به استعلام جریان ثبتی املاک جاری هستند که روش تهیه پاسخ استعلام املاک جاری به شرح زیر است.
استعلام پس از ارائه به ثبت حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیکاتور شده و برای ضمیمه شدن به پرونده و همچنین اقدام لازم به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می گردد.
استعلام پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و پس از ضمینه شدن به پرونده جهت اقدام نزد نماینده مربوطه ارسال می شود.
نماینده ثبت پرونده را بررسی و پاسخ لازم را بنحوی که بیانگر جریان کامل ملک بشرح پرونده ثبتی باشد تهیه می نماید.
سپس متصدی دفتر بازداشتی آن را از نظر عدم بازداشت گواهی و چنانچه مرجع استعلام کننده دفترخانه اسناد رسمی باشد پرونده را برای تعیین میزان بدهی ملک به حسابداری ارسال می دارد.
متصدی حسابداری پرونده را بررسی و با توجه به وجوهی که قبلاً بابت بقایای ثبتی ملک وصول شده حقوق دولتی متعلقه را تعیین و در پاسخ استعلام قید و مراتب را گواهی و سپس آن را برای امضاء نزد مسئول مربوطه می فرستد.
مسئول اداره یا صاحب امضاء مجاز از ناحیه او پس از بررسی پاسخ استعلام را امضاء می نماید.
پاسخ استعلام پس زا درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیکاتور به مرجع استعلام کننده ارسال و پرونده جهت ضبط در ردیف خود به بایگانی ارسال می شود.
